Szafy kartotekowe to popularne rozwiązania służące do przechowywania zbioru dokumentów umieszczanych w uporządkowanych kopertach. Dzięki tym praktycznym meblom można zorganizować bezpieczny system archiwizacji, z którego korzystanie będzie dla pracowników wygodne. To produkty bardzo pojemne, wytrzymałe i często ognioodporne, a ich głównym celem jest zabezpieczenie dokumentów przed możliwym zniszczeniem.
Co można przechowywać w szafach kartotekowych?
Szafy aktowo-kartotekowe doskonale sprawdzają się do przechowywania dokumentacji o różnym formacie oraz wielkości. Można ich używać do składowania:
- kartotek (np. medycznych, policyjnych),
- dokumentów,
- akt,
- teczek zawieszkowych i segregatorów,
- kart osobowych,
- indeksów studenckich,
- płyt CD,
- podstawowego wyposażenia biurowego.
Doskonale nadają się do przechowywania kartotek pacjentów, dokumentów gości hotelowych, czy też dokumentacji biurowej. Mogą w nich znaleźć się też recepty, wyniki badań diagnostycznych i wiele więcej. Jeśli chodzi o format przechowywanych dokumentów, jest to najczęściej:
- format A3,
- format A4,
- format A5,
- format A6,
- format B5.
Niektóre dostępne na rynku meble metalowe zostały też przystosowane do archiwizowania dokumentów o bardziej specyficznych rozmiarach. Różnią się one między sobą materiałem wykonania i rodzajem zastosowanego wypełnienia. Najchętniej wybierane są te o prostej formie, wyposażone w szuflady w jednym czy też kilku rzędach. Dla małych dokumentów i niewielkich pomieszczeń dobrym rozwiązaniem będą wysokie i szerokie szafki, które są w stanie pomieścić wiele szuflad.
Gdzie dokładnie sprawdzą się szafy na akta?
Szafy na akta znajdują się często na wyposażeniu biur. Firmy korzystają z nich do przechowywania danych osobowych klientów czy też personelu. Takie meble zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa gromadzenia poufnych danych, a więc znajdują się też w szpitalach czy przychodniach. Ponadto, z takich mebli korzystają budynki administracji publicznej i urzędy. Szafy kartotekowe znajdują też zastosowanie w:
- kancelariach notarialnych,
- firmach budowlanych,
- biurach architektonicznych,
- biurach projektowych,
- muzeach,
- bankach,
- placówkach oświatowo-wychowawczych,
- organach ścigania,
- funduszach społecznych,
- fundacjach bibliotecznych,
- bibliotekach,
- instytucjach państwowych.
Jak widać, szafy metalowe na akta mają wszechstronne zastosowanie. Sprawdzą się wszędzie tam, gdzie dokumenty będą przechowywane przez dłuższy czas, jak i tam, gdzie niezbędny jest do nich stały dostęp.
Na co zwrócić uwagę, wybierając szafy aktowe na potrzeby firmy?
Dostępnych jest wiele modeli szaf aktowych. Meble te są zazwyczaj wykonane z blachy stalowej, a ich szafki posiadają prowadnicę. Dzięki nim, bez trudu można wysunąć dokumenty i dotrzeć do potrzebnych danych. Wybierając konkretne rozwiązanie, należy pamiętać, aby było one dopasowane do formatu przechowywanych dokumentów. W przypadku potrzeby oddzielenia od siebie różnych akt warto zainwestować w szafki z większą ilością szuflad. Co ważne, modułowy format tych mebli umożliwia stworzenie różnych wariantów, które odnajdą się w każdym biurze i innym miejscu.
Bezpieczne przechowywanie danych osobowych jest obowiązkiem każdej firmy czy instytucji. Szafy aktowe są świetnym sposobem na zachowanie porządku i ochronę danych.